报关单证保存：稽查来了要能拿出来

进出口单证的保存期限，一般要求自货物放行之日起三年。涉及减免税、加工贸易的，期限更长。这不是建议，是法定义务。

要保存什么

• 报关单及其随附单证（合同、发票、装箱单、提单、许可证）
• 税单与缴纳凭证
• 原产地证书
• 加工贸易手册、账册与核销资料
• 减免税证明与后续使用记录
• 与海关的往来函件、说明材料

电子数据同样要保存，且要能导出为可读格式。只存在系统里、无法导出的，不算完整保存。

稽查关心什么

海关稽查的核心是核实申报的真实性与合法性：价格是否真实、归类是否正确、原产地是否属实、是否有应缴未缴的税款。

企业要能提供完整的证据链，把「合同—发票—付款—运输—申报—征税」串起来。任何一环缺失，都可能被质疑。

按什么方式归档

以报关单号为主索引，一票一档。电子件按年度/月份分目录，命名包含单号与日期。纸质件按月份装订，标注起止单号。

关联资料（合同、发票、付款凭证）如果不在同一处，要在档案里注明存放位置。稽查时能快速调取，比现场翻箱倒柜好。

保存期满后

期满可以销毁，但建议保留目录。涉及争议、核查、诉讼的，不得销毁，直到事项终结。

销毁要有记录：什么时间、销毁了哪些、由谁执行。这套记录本身也是合规的一部分。

小企业的做法

不需要复杂系统。一个移动硬盘、一套命名规则、每月备份一次，就能满足基本要求。关键是「坚持」和「能找」。

最怕的是资料散在几个人手里、几个邮箱里，人一走就找不到。指定一个归档责任人，是最有效的办法。